Administratie bijhouden als nagelstudio: zo houd je het simpel

De meeste nagelstylisten zijn begonnen omdat ze graag mooie nagels zetten, niet omdat ze van administratie houden. Toch komt het er als zelfstandige nagelstudio of nagelsalon gewoon bij: je inkomsten, je inkoop van gellak en tips, en elk kwartaal of jaar de btw. Met een paar vaste gewoontes kost het je een paar minuten per week in plaats van een avond vol bonnetjes zoeken.

Wat moet je bijhouden?

• Je omzet: elke behandeling en elk product dat je verkoopt, met datum en bedrag
• Hoe er betaald is: pin, contant of een betaallink
• Je inkoop: gellak, tips, acryl, vijlen, nagelolie en andere materialen
• Je vaste kosten: huur, verzekering, software en apparatuur
• Verkochte en verzilverde cadeaubonnen

De Belastingdienst wil dat je administratie controleerbaar is en dat je die zeven jaar bewaart. Je hoeft niet per se een kassa te hebben, maar je moet wel per dag kunnen laten zien wat je hebt ontvangen. Vooral contante betalingen zijn in een schriftje lastig te verantwoorden.

Btw in een nagelstudio

Let op: waar kappers voor knippen het lage btw-tarief van 9% rekenen, vallen behandelingen in een nagelstudio, zoals gellak, BIAB, acryl en manicure, onder het algemene tarief van 21%. Producten die je verkoopt, zoals nagelolie of handcrème, ook. Twijfel je over een specifieke behandeling, vraag het dan even na bij je boekhouder.

Blijft je omzet onder de € 20.000 per jaar, dan kun je meedoen aan de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte, maar je kunt de btw op je inkoop ook niet terugvragen. Voor een startende nagelstudio aan huis is dat vaak gunstig, voor wie veel investeert in materiaal soms niet.

Bonnen, facturen en een kassasysteem

Particuliere klanten hoeven geen factuur, maar een bon of factuur per afrekening maakt je administratie wel sluitend: elke betaling heeft dan een nummer, een datum en een bedrag per btw-tarief. Als je dat elke dag met de hand moet doen, schiet het er al snel bij in. Een online kassasysteem dat na elke afgeronde afspraak automatisch een factuur maakt, scheelt veel werk, of je nu een nagelsalon met personeel hebt of een studio aan huis.

Inkoop en voorraad

Bewaar elke inkoopfactuur van je groothandel, ook als je via een webshop bestelt. Die kosten trek je af van je winst, en zonder KOR vraag je de btw erop terug. Houd daarnaast bij wat je op voorraad hebt aan producten die je verkoopt, zodat je ziet wat loopt en op tijd bijbestelt.

Een vaste routine

• Dagelijks: reken elke klant af in hetzelfde systeem, ook contant
• Wekelijks: inkoopbonnen meteen vastleggen of fotograferen
• Per kwartaal: omzet per btw-tarief controleren en de btw-aangifte doen (tenzij je de KOR gebruikt)
• Jaarlijks: overzicht van omzet, inkoop en kosten naar je boekhouder voor de inkomstenbelasting

Hoe Salonly helpt

In het Pro-pakket van Salonly reken je behandelingen en producten samen af aan de kassa, en wordt elke afrekening een factuur met doorlopende nummering en btw per regel. Je legt je leveranciers en inkoopfacturen vast, houdt je voorraad bij en ziet in de rapportage je omzet per btw-tarief. Die exporteer je per periode als CSV voor je boekhouder. Omdat het aan je agenda vastzit, typ je niets dubbel. Bekijk hoe het werkt voor nagelstudio's of de prijzen.