Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

ROHS IT Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die in de artikelen 2 en 3 staan. Je kunt ons bereiken per e-mail aan info@salonly-app.com.

2. Welke gegevens we verwerken en waarom

Bezoekers van de website

• •Technische gegevens, zoals je IP-adres, browsertype en het tijdstip van je bezoek. Onze hostingprovider verwerkt die om de website te laten werken en te beveiligen, bijvoorbeeld tegen misbruik en te veel inlogpogingen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website.
• •Cookies. Noodzakelijke cookies houden je onder meer ingelogd en onthouden je taalkeuze. Een cookie die bijhoudt via welke link je binnenkwam plaatsen we alleen met jouw toestemming. Zie ons cookiebeleid voor het volledige overzicht.
• •We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en geen analysediensten van derden.

Geïnteresseerden die contact opnemen

• •Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en je bericht, als je het contact- of aanmeldformulier invult. We gebruiken die om je vraag te beantwoorden en je over Salonly te informeren. Grondslag: de stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren.

Salons die klant worden

• •Bedrijfsnaam, het e-mailadres en wachtwoord van de eigenaar (het wachtwoord slaan we alleen versleuteld als hash op) en de gekozen salonnaam in de webadressen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.
• •Betaalgegevens. Het abonnement wordt via een machtiging bij Mollie B.V. afgeschreven. Je rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder verwerkt Mollie; wij bewaren alleen het klantnummer bij Mollie, de betaalstatus en de bedragen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.
• •Het tijdstip, de versie en het IP-adres waarmee je de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst hebt geaccepteerd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om aan te kunnen tonen wat is afgesproken.

3. Gebruikers van de backoffice en de app

Voor eigenaren en medewerkers die inloggen in de backoffice, op de website of in de app, verwerken we:

• •Accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash), rol, de salon waarbij je hoort en je taalvoorkeur. Hiermee kun je inloggen en zie je alleen wat bij jouw rol en salon hoort.
• •Sessie: een sessiecookie houdt je maximaal 30 dagen ingelogd. Na een wachtwoordwijziging of als je toegang wordt ingetrokken, vervallen al je sessies meteen.
• •Pushmeldingen: als je in de app meldingen toestaat, bewaren we een apparaattoken en het type toestel (iOS of Android). Daarmee sturen we via Google Firebase Cloud Messaging meldingen over nieuwe, verzette en geannuleerde afspraken. Je kunt meldingen altijd uitzetten in de instellingen van je telefoon; bij uitloggen of het intrekken van je toegang verwijderen we het token.
• •Camera en foto's: de app vraagt alleen toegang tot je camera of fotobibliotheek als je zelf een behandelfoto bij een klantkaart maakt of kiest. Die foto's horen bij de klantgegevens van de salon (zie artikel 4).

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met de salon waarvoor je werkt, en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst. De app bevat geen advertenties, volgt je niet in andere apps of op andere websites en verzamelt geen locatiegegevens.

4. Klantgegevens van salons

Salons leggen in Salonly gegevens van hun eigen klanten vast, zoals naam, contactgegevens, afspraken, facturen, behandelnotities en behandelfoto's. Ook een online boeking via de boekingspagina van een salon valt hieronder. Voor die gegevens is de salon de verwerkingsverantwoordelijke. Salonly is verwerker en handelt alleen in opdracht van de salon, volgens de verwerkersovereenkomst.

Wil je je gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen, of heb je een vraag over hoe een salon met je gegevens omgaat? Neem dan contact op met die salon. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar de salon.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor marketing. We schakelen alleen deze dienstverleners in, met wie we afspraken hebben gemaakt over beveiliging en geheimhouding:

• •Cloudflare, Inc. — hosting en uitvoering van de website, de backoffice en het platform;
• •Turso (ChiselStrike, Inc.) — opslag van de database;
• •Resend — verzending van e-mails, zoals bevestigingen, wachtwoord-resetlinks en facturen;
• •Google Firebase (Google Ireland Ltd.) — bezorging van pushmeldingen in de app;
• •Mollie B.V. — betalingen en incasso van het abonnement, en online betalingen van salons die Mollie hebben gekoppeld.

Daarnaast verstrekken we gegevens als een wettelijke verplichting ons dat oplegt, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige van deze dienstverleners hebben een moederbedrijf in de Verenigde Staten of kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Dat gebeurt alleen met een passend beschermingsniveau, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses).

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• •Accounts en salongegevens: zolang de overeenkomst loopt. Na het einde verwijderen we ze, zoals beschreven in de algemene voorwaarden.
• •Een ingetrokken of verwijderde login: bij verwijderen meteen; bij intrekken tot de login wordt verwijderd.
• •Administratie, zoals facturen en betalingen van het abonnement: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• •Contactaanvragen en aanmeldingen die niet tot een overeenkomst leiden: we verwijderen ze automatisch 12 maanden na ontvangst.
• •Pushtokens: tot je uitlogt, je toegang wordt ingetrokken of het token niet meer geldig is.
• •Technische logbestanden van de hostingprovider: kort, volgens de termijnen van die provider.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Al het verkeer is versleuteld (TLS), wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen, gevoelige gegevens staan versleuteld in de database met een eigen sleutel per salon, en gegevens van verschillende salons zijn logisch van elkaar gescheiden. Gebruikers zien alleen wat bij hun rol hoort.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor een cookie, dan kun je die altijd intrekken.

Account verwijderen: wil je je account laten verwijderen, neem dan contact met ons op per e-mail aan info@salonly-app.com. Ben je medewerker van een salon, dan kan ook de eigenaar van de salon je toegang laten intrekken of je account laten verwijderen. We reageren binnen een maand op je verzoek en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

10. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; we lossen het graag samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. De actuele versie en de datum staan altijd bovenaan deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we salons per e-mail of in de app.